Module 103, Prijzen Ex-/Importeren
Module 103, Prijzen Ex-/Importeren biedt de mogelijkheid om artikelgegevens te exporteren, deze gegevens vervolgens in kladblok of Excel aan te passen en dan weer in WinTree te importeren.
De module is vooral een nuttige uitbreiding op een WinTree modulesamenstelling met de module 80, Prijscodes. Hierdoor kunnen de verschillende prijzen eemvoudig per artikel in Excel aangepast worden waarna deze prijzen weer eenvoudig in WinTree ingelezen kunnen worden. Deze module kan ook nuttig zijn als de module 64, Prijsstaffeling gebruikt wordt. De module kan echter ook zonder een van deze twee modules gebruikt worden waarbij dan alleen de basisprijs van een artikel aangepast kan worden. Waarschijnlijk is het importeren van assortiment via een importprofiel voor deze laatste toepassing beter en eenvoudiger.
De importfunctie van module 103 voorziet niet in een mogelijkheid om plantnamen in het Excel-bestand te matchen met plantnamen in WinTree. Bij het gebruik van deze module moeten eerst de gegevens uit WinTree geëxporteerd worden voordat de gegevens, na aanpassingen van de prijzen in het export-bestand, weer geïmporteerd kunnen worden.
Na het activeren van de module zijn er twee extra functies aan WinTree toegevoegd: een export- en een importfunctie.
Exporteren artikelgegevens
Open het menu Bestand -> Exporteren -> Artikelgegevens om de wizard voor het exporteren van artikelgegevens te starten. De wizard bestaat uit een aantal stappen om de gegevens op de juiste wijze naar een export-bestand te exporteren.
Na het openen van het menu wordt het eerste scherm van de export-wizard geopend.
Klik op [Volgende >] om door te gaan.
Gebruik [Annuleer] om de export te stoppen. Deze button kan bij iedere stap in de export gekozen worden om de export te stoppen en het export-menu te sluiten.
In het tweede scherm van de wizard kan een selectie gemaakt worden om bepaalde artikelen te exporteren. Geen selectie instellen betekent dat alle artikelen geëxporteerd worden.
De selectie-opties op Plantvolgnummer en Maatvolgnummer kunnen als een van - tot en met reeks ingesteld worden. Gebruik de groene pijl om via een zoekscherm de juiste volgnummers te selecteren.
De selectie-optie Artikelen met staffelprijzen kan alleen gebruikt worden indien ook de module 64, Prijsstaffeling geactiveerd is. Met deze optie kunnen dan alleen artikelen van een bepaalde staffel geëxporteerd worden. Gebruik de groene pijl om de gewenste staffel te exporteren. Het is niet mogelijk om een reeks staffels te exporteren.
Vink de checkbox 'Exporteer alleen de basis artikelgegevens' aan indien de module 64, Prijsstaffeling geactiveerd is en waarbij in de staffels opslag percentages of bedragen ingesteld zijn. De staffelprijzen per artikel worden dan automatisch door WinTree berekend op basis van de basisprijs van het artikel.
Klik op [Volgende >] om door te gaan naar de volgende stap in de wizard.
Klik op [< Vorige] om één stap terug te gaan in de wizard.
Klik op [Annuleer] om de export te stoppen en het menu te sluiten.
In het derde scherm van de export kan de bestandlocatie, de naam en de extensie van het export-bestand ingevoerd worden. Deze gegevens kunnen handmatig ingetypt worden maar met behulp van 
kan in een verkennerscherm de juiste bestandlocatie en extensie geselecteerd worden. De bestandsnaam kan ook in deze pop-up ingevoerd worden.
Selecteer de juiste bestandslocatie op de locale harde schijf of op een server. De extensies .TXT en .XLS kunnen gekozen worden, waarbij .XLS het makkelijkste bestandstype is maar daarvoor is wel Microsoft Excel of een ander programma wat .XLS bestanden kan bewerken, noodzakelijk. .TXT bestanden zijn in kladblok of Wordpad te bewerken, maar deze programma's zijn niet al te gebruiksvriendelijk.
Gebruik voor de bestandsnaam een simpele omschrijving zonder vreemde leestekens. Onderstaande afbeelding toont een voorbeeld van een exportpad en de bestandsnaam.
 |
Wordt het pad en de bestandsnaam handmatig ingetypt gebruik dan alleen de extensie .TXT of .XLS. Het gebruik van de extensie .XLSX is niet mogelijk. |
Klik op [Volgende >] om door te gaan naar de volgende stap in de wizard.
Klik op [< Vorige] om één stap terug te gaan in de wizard.
Klik op [Annuleer] om de export te stoppen en het menu te sluiten.
Nadat de export klaar is wordt een pop-upscherm geopend waarin vermeldt wordt hoeveel artikelen geëxporteerd zijn. Het exporteren van de gegevens kan lang (van een paar minuten tot mogelijk een half uur) duren.
Klik op [OK] om deze melding en de exportwizard te sluiten.
Het exportbestand kan nu aangepast worden.
Aanpassen gegevens
Na de export kunnen de gegevens in het exportbestand aangepast worden.
|
Pas NOOIT de volgorde van de kolommen aan. Kolommen die geen gegevens bevatten, mogen NIET verwijderd worden. Iedere aanpassing in de volgorde van de kolommen of het verwijderen van kolommen maakt het bestand ONBRUIKBAAR voor een import in WinTree. Regels kunnen wel uit het bestand verwijderd worden. |
De handigste en meest gebruiksvriendelijke manier om het exportbestand te bewerken, is een export als .xls-bestand maken om vervolgens het bestand in Excel te openen en aan te passen. Na het openen van het exportbestand in Excel is per artikel/per valuta een regel beschikbaar.
Per artikel zijn de volgende gegevens in kolommen beschikbaar (het exportbestand heeft geen kolom-titels):
| A |
Trefnaam van het artikel |
| B |
Latijnse naam van het artikel |
| C | Maatkode van het artikel |
| D | Maatomschrijving van het artikel |
| E | VVP van het artikel |
| F | Basisprijs van het artikel |
| G | Valutacode van het artikel. Voor iedere beschikbare valutacode wordt een aparte regel per artikel in het exportbestand aangelegd |
| H | Artikelgroepnummer van het artikel |
|
I |
Staffelnummer van het artikel, standaard 1 als de module64, Prijsstaffeling niet gebruikt wordt. Bij het gebruik van de module prijsstaffeling wordt hier het staffelnummer, gekoppeld aan het artikel getoond. |
| J | Standaard leveranciersnummer van het artikel |
| K | Particuliere prijs van het artikel |
| L | Externe tekst van het artikel |
| M | Interne tekst van het artikel |
| N | Waarde checkbox 'Opnemen in catalogus', J voor aangevinkt, N voor niet aangevinkt |
| O-X | Per prijscode wordt in een kolom de prijs per artikel getoond. Het aantal kolommen met prijscodes is afhankelijk van het aantal ingevoerde prijscodes in Bestand -> Stamgegevens -> Prijzen -> Prijscodes |
Alle gegevens in een regel kunnen aangepast worden. Let daarbij wel op dat aangepaste gegevens wel in de stamgegevens van WinTree aanwezig zijn. Als bijvoorbeeld het artikelgroepnummer aangepast wordt, moet het nieuwe artikelgroepnummer wel in de stamtabel artikelgroepen aanwezig zijn.
Het is ook mogelijk om extra regels, nieuwe artikelen, aan het bestand toe te voegen. Ook hierbij geldt dat de gegevens in de nieuwe regel al in WinTree aanwezig moeten zijn. Bepaalde kolommen moeten een standaard waarde hebben. Het leeglaten van bijvoorbeeld kolommen met prijzen is niet mogelijk. Indien er geen prijs beschikbaar is dan moet een prijskolom een 0 waarde hebben. Moeten nieuwe regels aan het bestand toegevoegd worden, kopieer dan een bestaande regel, plak deze onderaan het bestand en pas de (bekende) gegevens in de regel aan. Voor nieuwe regels geldt dat kolom B, Latijnse naam, en kolom D, Maatomschrijving, leeg mogen zijn. De trefnaam en maatcode zijn, naast alle andere kolommen welke standaard bij de export een waarde (kan 0 zijn) hebben, kolommen die gevuld moeten zijn.
Zoek op internet naar uitgebreide handleidingen voor Excel of Kladblok m.b.t. hoe de gegevens in het exportbestand eenvoudig aangepast kunnen worden.
Als alle bewerkingen in het bestand uitgevoerd zijn moet het bestand opnieuw opgeslagen worden. Sla het bestand wel op, op een locatie welke vanuit WinTree te benaderen is. De meest logische locatie op een computer of server is de W-schijf. Deze locatie is door WinTree altijd te benaderen.
Onderstaande afbeelding toont het hierboven getoonde Excel exportbestand, geëxporteerd naar een .TXT bestand.
Importeren artikelgegevens
Een aangepast en opgeslagen exportbestand kan vervolgens weer in WinTree geïmporteerd worden om hiermee bestaande artikelgegevens snel en eenvoudig aan te passen.
|
Bij het importeren van een bestand worden gegevens van artikelen in WinTree aangepast. Wordt WinTree in een netwerk gebruikt, zorg er dan voor dat er geen gebruikers in WinTree aan het werk zijn. Anders is het mogelijk dat gebruikers bepaalde artikelgegevens 'vasthouden', waardoor de import vast kan lopen. |
Open het menu Bestand -> Importeren -> Artikelgegevens om een bestand te importeren.
Voer in het veld "Te importeren bestand:" de locatie én de bestandsnaam met extensie in. Gebruik om een Windows Verkenner-scherm te openen.
Klik na het selecteren van het juiste bestand op [Openen] en het volledige importpad met bestandsnaam worden in het veld "Te importeren bestand:" getoond.
Klik op [Inzien] om te controleren of het juiste bestand geselecteerd is.
In het lijstvak zijn de regels uit het importbestand in te zien, maar deze gegevens zijn hier niet meer aan te passen.
Klik op [Annuleren] om de gehele import te stoppen en het menu te sluiten. Er worden geen gegevens in WinTree aangepast.
Klik op [OK] om de import van het bestand te starten waardoor gegevens in WinTree aangepast worden.
In een pop-up scherm moet de import nog bevestigd worden
Het importeren en aanpassen van gegevens in WinTree kan geruime tijd duren. Wacht tot de volgende melding in het scherm getoond wordt.
Klik op [OK], de melding wordt samen met het importmenu gesloten en de gegevens zijn in WinTree aangepast.
Is de kolomvolgorde in het exportbestand abusievelijk aangepast dan voldoet het bestand niet meer aan de eisen voor de import. Wordt het importbestand via [Inzien] of [OK] verwerkt dan komt de volgende melding:
Klik op [OK] en nog een melding wordt getoond. Sluit deze melding af met [Nee].
Pas in Excel of kladblok het bestand aan zodat alle kolommen op de juiste volgorde in het bestand staan en start de import opnieuw op.
Is in het importbestand een gegeven aangepast wat niet in WinTree voorkomt dan wordt dit tijdens het verwerken (niet bij het inzien) alsnog gemeld.
Klik op [OK] om de melding en het import-menu te sluiten. Er worden geen gegevens in WinTree aangepast.
pas het importbestand aan en start de import nogmaals op.